NHỮNG LƯU Ý TRONG CÔNG TÁC CHUẨN BỊ HỘI THẢO

Để đảm bảo kế hoạch và hội thảo của bạn diễn ra thành công. Hãy cùng với những người xung quanh xem xét mục tiêu mà bạn muốn hướng đến. Hãy đề cử một người quản lý chung và điều phối tổng cho toàn bộ hội thảo.

công tác

Trước hết, bạn phải ước tính được số lượng người tham dự để từ đó đưa ra được diện tích địa điểm cần sử dụng. tùy vào mục đích của hội thảo và số lượng người tham dự mà bạn có các lựa chọn khác nhau. Nếu chỉ đơn thuần là một hội thảo thông thường, giống như một cuộc họp thì diện tích trên 1 người tham dự không lớn. Tuy nhiên, nếu đây là một hội thảo lớn, có trưng bày sản phẩm hoặc có tác nghiệp, mô phỏng thực tế thì diện tích phải lớn.

Thứ hai, dự trù ngân sách. Dựa vào số lượng khách mời cũng như mục tiêu của hội thảo mà bạn phải đưa ra một mức kinh phí hợp lý. Trong bất cứ trường hợp nào thì hãy để lại một phần ngân sách ấy để phòng cho các tình huống bất ngờ có thể xảy ra.

Thứ ba, là phải lập được một bản kế hoạch bằng văn bản. Tổ chức một hội thảo có rất nhiều việc cũng như nhiều chi tiết mà bạn phải quản lý. Vì vậy, cũng có rất nhiều các tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Việc lập kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn quản lý tình huống và thời gian hiệu quả hơn rất nhiều.

Hãy liệt kê tất cả các công việc phải làm, phân công nhiệm vụ cho từng người một cách rõ ràng chính xác. Bạn cũng luôn phải giám sát tiến độ và kết quả của từng người để có thể kết hợp một cách nhịp nhàng, tránh chồng chéo hoặc không ăn khớp.

Thứ tư, đặt địa điểm phải phù hợp với mục đích cũng như số lượng người tham dự. Hãy phân tích đối tượng để lựa chọn địa điểm sang trọng hay bình dân. Đặc biệt, bạn nên cân nhắc các tiện ích như an toàn, phòng cháy chữa cháy, chỗ gửi xe, dịch vụ ăn uống, y tế… mà nhà cung cấp có thể cho bạn. Nếu đối tương khách mời ở nhiều địa phương khác nhau thì hãy cân nhắc các địa điểm gần với các điểm du lịch để tạo hứng khởi cho người tham dự.

công tác

Thứ năm là cần phải lên dánh sách các thiết bị cần mua hoặc cần thuê như hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, máy chiếu, tai nghe, cabin dịch và cả những tài liệu cần in ấn như banner, backdrop, x-standee…Đa số những thiết bị này bạn nên thuê, bởi lẽ chi phí để mua thì không hề rẻ và khó khăn để tự lắp đặt.

Thứ sáu là xem xét tiệc, bữa ăn cho những người tham dự. hãy đảm bảo các quy trình mà bạn đưa ra có đủ thời gian cho khách mời tham dự ăn uống, nghỉ ngơi.

Thứ bảy, bạn nên xây dựng một kế hoạch dự phòng cho hội thảo của bạn trong trường hợp mưa, bão hoặc tình trạng bất ngờ có thể xảy ra khác.

Với những gợi ý trên đây, Thiên Vương hy vọng Quý khách đã nắm được quy trình để chuẩn bị cho một hội thảo thông thường. Còn nếu bạn vẫn chưa biết phải làm sao thì hãy để Thiên Vương giúp bạn giải quyết tất cả.


Tag: CÔNG TÁC CHUẨN BỊ HỘI THẢO